Es ist leicht zu vergessen, wer Zugriff auf ein Google Sheet hat, wenn es von vielen Personen verwendet wird. Möglicherweise haben Sie die Tabelle einige Male geteilt und haben jetzt Probleme, sich daran zu erinnern, wer die Berechtigung hatte, sie zu verwenden.
Es ist wichtig, Ihre Google-Tabellen zu verwalten und zu wissen, wer darauf zugreifen kann. Aber der Prozess dazu ist eigentlich ganz einfach. Lies weiter, um herauszufinden, wie es gemacht wird.
So prüfen Sie, wer Zugriff auf Google Tabellen hat
Es gibt eine einfache Möglichkeit, manuell zu überprüfen, wer Zugriff auf Ihr Google Sheet hat. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie zuerst das gewünschte Blatt.
- Klicken Sie als Nächstes auf „Aktivitäts-Dashboard“.
- Links sehen Sie "Zuschauertrend" oder "Kommentartrend". Klicken Sie nun darauf.
Hinweis :Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr geschäftliches Konto verwenden und nicht das private. Mit einem privaten Konto können Sie das „Aktivitäts-Dashboard“ nicht sehen.
Darüber hinaus können Sie die Suche zeitlich filtern und Ihre Ergebnisse eingrenzen. Mal sehen, wie es geht:
- Klicken Sie auf den „Pfeil nach unten“ oben rechts in der Tabelle.
- Wählen Sie eine Zeit zum Filtern der Suche aus.
Los geht's! Jetzt wissen Sie, wer Zugriff auf Ihr Google Sheet hat und wann er die Erlaubnis erhalten hat. Auf diese Weise können Sie immer nachverfolgen, dass die richtigen Personen Ihre Google-Tabelle sehen und bearbeiten können.
Temporären Zugriff auf Google Sheet erlauben
Das Einschränken des Zugriffs auf Google Tabellen kann sehr nützlich sein, wenn Sie nicht möchten, dass Kunden sie verwenden, sobald die Arbeit erledigt ist. Sie können ein Ablaufdatum festlegen oder einfach den Zugriff auf dieses bestimmte Google Sheet beenden. So geht's:
- Öffnen Sie Ihr Google Drive
- Finden Sie das benötigte Blatt.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Teilen“.
- Geben Sie nun den Namen der Person ein, mit der Sie dieses Blatt teilen möchten.
- Um das Ablaufdatum festzulegen, ändern Sie die Berechtigung entweder in „Darf kommentieren“ oder „Darf anzeigen“.
- Als Nächstes tippen Sie auf „Senden“.
Wenn Sie diese Schritte abgeschlossen haben, sollten Sie die ersten drei Schritte wiederholen. Unten im Fenster sehen Sie die Option „Erweitert“. Sie sollten darauf klicken, um die „Freigabeeinstellungen“ anzuzeigen. Wenn Sie den Mauszeiger über ihren Namen bewegen, wird eine Stoppuhr angezeigt. Durch Anklicken können Sie das Ablaufdatum festlegen.
Aktivieren der Anzeigeberechtigung
Sie können Ihr Google Sheet vor Änderungen schützen. Obwohl Sie möglicherweise mehreren Personen Zugriff gewährt haben, möchten Sie möglicherweise nicht, dass sie den Inhalt des Dokuments ändern. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, ihnen nur eine Anzeigeberechtigung zu erteilen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Blatt, das Sie schützen möchten.
- Navigieren Sie zu „Daten“ und scrollen Sie nach unten zu „Geschützte Blätter und Bereiche“.
- Eine Leiste erscheint auf der rechten Seite des Blattes.
- Klicken Sie nun auf „Blatt“ und wählen Sie das gewünschte Blatt aus dem Dropdown-Menü aus.
- Hier müssen Sie auf „Berechtigung festlegen“ klicken.
Ein Fenster „Bereichsbearbeitungsberechtigungen“ wird eingeblendet. Klicken Sie unter „Einschränken, wer diesen Bereich bearbeiten kann“ auf „Benutzerdefiniert“. Auf diese Weise können Sie entscheiden, wer dieses spezielle Blatt bearbeiten darf. Deaktivieren Sie alle Personen, die Ihr Google Sheet nicht bearbeiten sollen. Klicken Sie zum Abschluss auf „Fertig“.
Jetzt können Personen diese Google-Tabelle weiterhin anzeigen, aber keine Änderungen daran vornehmen.
Schutz der Zellen in Google Sheet
Alternativ können Sie auch die Anzeige zulassen, aber auch einige Zellen oder Spalten schützen. Folgendes müssen Sie tun:
- Öffnen Sie das Blatt.
- Wählen Sie die Spalten aus, die Sie vor Änderungen schützen möchten.
- Klicken Sie nun auf „Daten“ und dann auf „Geschützte Blätter und Bereiche“.
- Eine Leiste erscheint auf der rechten Seite des Blattes.
- Geben Sie die Beschreibung des Befehls ein, zum Beispiel – „Keine Bearbeitung“.
- Klicken Sie als Nächstes auf die grüne Schaltfläche „Berechtigungen festlegen“.
- Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Wählen Sie unter „Einschränken, wer diesen Bereich bearbeiten kann“ die Option „Benutzerdefiniert“ aus.
- Auf diese Weise können Sie entscheiden, wer die Zellen ändern darf.
Wenn eine Person ohne Erlaubnis versucht, den Zelleninhalt zu ändern, wird eine Nachricht im Blatt darüber informieren, dass sie dies nicht tun darf.
Kommentare aktivieren
Manchmal brauchen Sie jemanden, der den Inhalt der Zelle kommentiert. Diese Benutzer haben keine automatische Berechtigung dazu, aber Sie können ihnen die Berechtigung erteilen. Was Sie tun müssen, ist, sie zu einem „Kommentar“ zu machen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Benutzer diese Funktion zu ermöglichen:
- Öffnen Sie das Blatt, gehen Sie zu "Datei" und klicken Sie auf "Teilen".
- Hier können Sie die E-Mail-Adressen der Personen hinzufügen, mit denen Sie das Blatt teilen möchten.
- Sobald Sie eine Person hinzugefügt haben, sehen Sie rechts ein Dropdown-Menü.
- Wählen Sie aus diesem Dropdown-Menü „Kommentar“.
- Klicken Sie abschließend auf „Senden“.
Bearbeitung aktivieren
Mit der Bearbeitungsberechtigung können Benutzer des Blatts den Inhalt der Zellen ändern. Als Eigentümer des Blatts müssen Sie diese Aktion zulassen. Die Schritte sind den oben beschriebenen sehr ähnlich:
- Öffnen Sie das Blatt, gehen Sie zu "Datei" und klicken Sie auf "Teilen".
- Hier können Sie die E-Mail-Adressen der Personen hinzufügen, mit denen Sie das Blatt teilen möchten.
- Sobald Sie eine Person hinzugefügt haben, sehen Sie rechts ein Dropdown-Menü.
- Wählen Sie aus diesem Dropdown-Menü "Editor".
- Klicken Sie abschließend auf „Senden“.
Beschränkende Berechtigungen
Ihr Google Sheet ist ein unschätzbares Werkzeug zum Speichern von Daten. Von Zeit zu Zeit müssen Sie es mit anderen teilen. Wenn Sie sich nicht erinnern können, wem Sie die Berechtigung zum Anzeigen des Blatts erteilt haben, können Sie jederzeit auf diesen Artikel zurückgreifen, um weitere Informationen zu erhalten.
Darüber hinaus haben Sie keine Probleme, wenn Sie Ihr Blatt vor unbefugten Änderungen schützen oder Benutzern erlauben möchten, Zelländerungen selbst vorzunehmen. Welche dieser Funktionen ist Ihnen wichtiger und warum? Sagen Sie es uns im Kommentarbereich unten.