So überprüfen Sie, wer ein Meeting in Outlook akzeptiert hat

Wenn Sie regelmäßig Besprechungen organisieren, wissen Sie, wie wichtig es ist, Antworten auf Ihre Einladungen zu erhalten. Zu erraten, wer an einem Meeting teilnehmen wird, ist ein großes Problem, das aus zahlreichen Gründen zu einem Zugunglück bei einer ansonsten gut organisierten Veranstaltung führen kann. Außerdem müssen Sie sicher sein, dass die Personen, die Sie zu einer Besprechung einladen, tatsächlich erscheinen.

Glücklicherweise müssen Sie aufgrund einer Meeting-Katastrophe keine Verlegenheit riskieren oder Geld verlieren. Microsoft Office ist der führende Anbieter von digitalen Kalender-Apps. Eine der besten Funktionen ist das Verfolgen von Kalenderereignissen, die Sie in der App erstellen. Sobald Sie die Einladungen versendet haben, können Sie einfach auf Antworten auf Ihre digitale Antwort warten.

Benötigen Sie Hilfe bei der Überprüfung, wer Ihre Besprechungsanfrage in Microsoft Outlook angenommen hat? Dieser Artikel listet Anweisungen für Outlook-Besprechungsorganisatoren auf, um zu sehen, welche Teilnehmer auf die Einladung antworten. Die Schritte werden Schritt für Schritt zusammengestellt, um den Prozess zu optimieren.

Überprüfen, wer Besprechungs-Outlook auf einem Windows-PC akzeptiert hat

Nachdem Sie ein Meeting erstellt haben, werden Sie zum Organisator des Meetings. Als Organisator haben Sie Zugriff auf mehr Details zum Meeting als Teilnehmer und können den Status der Teilnehmer beliebig oft einsehen. Sie können bei Bedarf auch ihre E-Mail-Adressen zusätzlich zu den Antworten für weitere Korrespondenz sehen.

Verwenden Sie die Verfolgungsliste in Microsoft Outlook, um Antworten auf Meetings mit diesen Schritten anzuzeigen:

Klicken Sie in Outlook auf die Schaltfläche „Kalender“.
Doppelklicken Sie auf das Meeting, dessen Teilnehmerstatus Sie überprüfen möchten.
Klicken Sie auf die Option „Verfolgungsstatus anzeigen“.

Der letzte Schritt öffnet eine Meeting-Anwesenheitsliste. In der Spalte Antwort sehen Sie, ob die von Ihnen eingeladenen Personen die Einladung angenommen, abgelehnt oder nicht beantwortet haben. Denken Sie daran, dass ein Teilnehmer Ihnen keine Antwort senden muss. Wenn sie dies jedoch nicht tun, können Sie ihre Anwesenheit nicht über die App verfolgen.

Wenn Sie eingeladene Personen kontaktieren möchten, die auf die eine oder andere Weise nicht geantwortet haben, können Sie sich per E-Mail an uns wenden.

Nur der Besprechungsorganisator kann das Verfolgungsmenü anzeigen. Wenn Sie das Meeting mit Microsoft 365 erstellt haben, können alle Teilnehmer, die dieselbe App verwenden, auch die Antworten auf die Einladung anzeigen.

Überprüfen, wer Besprechungs-Outlook auf einem Mac akzeptiert hat

Wenn Sie ein Meeting mit Microsoft Outlook auf dem Mac ansetzen, kann der Teilnehmer sofort annehmen. Sie können auch ihre Antwort bearbeiten und ein weiteres Treffen mit Ihnen anfordern. In diesem Fall haben Sie die gleichen Möglichkeiten, auf ihren Vorschlag zu antworten.

Eingeladene Personen können auch mit Vorbehalt annehmen, ablehnen oder sich dafür entscheiden, nicht zu antworten. Sie können die Antworten der Teilnehmer auf Ihre Einladung anzeigen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

Öffnen Sie Outlook
Gehen Sie zum Kalender.
Suchen Sie das Meeting, um Antworten anzuzeigen.
Tippen Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Planung“.

Als nächstes sehen Sie eine Antwort neben jedem Teilnehmer, insbesondere denjenigen, die die Option „Jetzt antworten“ verwendet und sofort akzeptiert haben. Eingeladene Personen können ihre Antwort auch ablehnen oder verschieben.

Es gibt keine Option für Sie, das Datum oder die Uhrzeit anzuzeigen, zu der Ihnen Antworten vom Teilnehmer gesendet wurden. Wenn Sie einen Zeitstempel für Antworten benötigen, können Sie die erhaltenen E-Mail-Benachrichtigungen speichern, um aufzuzeichnen, wann Antworten eingegangen sind.

Sie sehen die Antworten auf Ihre Einladung als Tabelle aufgelistet. Dies kann ein Problem darstellen, da Sie die Liste nicht sortieren und filtern können. Hier ist eine Methode, mit der Sie Ihre Antworten sortieren können:

Wählen Sie die Option „Status in die Zwischenablage kopieren“. Die gesamte Liste befindet sich auf Ihrem Computer. Öffnen Sie die Excel-App auf Ihrem Gerät oder laden Sie sie herunter und installieren Sie sie bei Bedarf.
Fügen Sie die Liste in Excel ein und sortieren und filtern Sie sie nach Ihren Wünschen.

Die maximale Anzahl von Empfängern, die Sie in der Mac Outlook-App verfolgen können, beträgt 500 pro E-Mail. Eine Verteilerliste zählt jedoch nur als ein Empfänger. Außerdem benötigen Sie eine aktualisierte Version von Outlook, um die Antworten der Teilnehmer für große Meetings zu verfolgen.

Überprüfen, wer Besprechungs-Outlook auf einem iPhone akzeptiert hat

Die Überwachung der Teilnehmer Ihres Meetings ist mit Outlook auf einem iPhone bequemer. Sie haben die Freiheit, überall hinzugehen und trotzdem zu prüfen, wer anwesend sein wird, während Sie Ihre Pläne abschließen. Um diesen Vorteil nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Microsoft Outlook-App herunterladen.

Anweisungen zum Herunterladen der Microsoft Outlook-App lauten wie folgt (falls Sie sie noch nicht haben):

Gehen Sie auf Ihrem Gerät zum App Store.
Suchen Sie nach „Microsoft Outlook“.
Tippen Sie auf „Installieren“ und geben Sie dann Ihre Apple-ID ein.

Sie können jetzt Outlook verwenden, um die Antworten der Teilnehmer auf Ihre Einladung zu überprüfen. Beginnen Sie mit den folgenden Schritten:

Synchronisieren Sie das Microsoft Outlook-Konto mit Ihrem iPhone.
Wählen Sie „Kalender“ im Navigationsbereich.
Doppelklicken Sie auf das Meeting, das Sie überprüfen möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Treffen“. Wählen Sie die Option „Tracking“ aus. Wählen Sie „Verfolgungsstatus anzeigen“, um die Antworten der eingeladenen Personen anzuzeigen.

Auf Ihrem Computer hinzugefügte Ereignisse werden auf Ihrem Gerät angezeigt, sobald der Outlook-Kalender mit Ihrem iPhone synchronisiert wird. Denken Sie daran, dass das Meeting in Ihrem primären Kalender erstellt werden muss, damit Sie die Teilnehmerinformationen anzeigen können. Sie können die Antworten von Personen, die Sie aus einem sekundären Kalender einladen, nicht nachverfolgen.

Wie überprüfe ich, wer Meeting Outlook auf einem Android-Telefon akzeptiert hat?

Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, haben Sie mehr Mobilität bei der Organisation Ihres Meetings. Finden Sie unterwegs auf Ihrem Android-Telefon heraus, wer Ihre Besprechungseinladung angenommen hat. Bevor Sie dies überprüfen können, müssen Sie jedoch zuerst die Microsoft Outlook für Android-App auf Ihr Gerät herunterladen.

Anweisungen zum Herunterladen der Microsoft Outlook für Android-App (falls noch nicht geschehen):

Suchen Sie die Play Store App auf Ihrem Telefon.
Suchen Sie nach der Outlook-App und wählen Sie sie aus. Tippen Sie auf die Schaltfläche „Installieren“.
App öffnen und loslegen.

Sobald Sie die App haben, ist es an der Zeit, die App mit Ihrem Telefon zu synchronisieren. Die Meeting-Informationen werden automatisch in die App auf Ihrem Telefon eingetragen, wenn diese auf Ihrem Computer oder Tablet eingerichtet wurde. Wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie die Antworten auf Ihre Besprechungseinladung mit Ihrem Android-Gerät anzeigen. Befolgen Sie diese Schritte, um loszulegen:

Wählen Sie „Kalender“ in der Outlook-App.
Öffnen Sie das Meeting, dessen Teilnehmer Sie überprüfen möchten.
Tippen Sie auf die Option „Verfolgungsstatus anzeigen“.

Oben links im Besprechungsfenster sehen Sie die Antworten der Teilnehmer. Von hier aus können Sie die Namen der eingeladenen Personen anzeigen, die angenommen und abgelehnt haben. Teilnehmer, die auf diesen Punkt nicht geantwortet haben, haben als Status „keine“ neben ihrem Namen. Sie können sich per E-Mail mit ihnen in Verbindung setzen oder später noch einmal nachsehen, ob sie antworten.

Sie sind herzlich eingeladen

Outlook ist ein hilfreiches Tool, um ein Meeting jeder Größe zu planen. Sie können ein Meeting mit fünf bis fünfhundert Teilnehmern koordinieren und trotzdem mit der Anzahl der Teilnehmer Schritt halten. Die Anweisungen zum Herunterladen und Verwenden der Outlook-App sind ziemlich einfach. Aber die Belohnungen für die Verwendung von Outlook zur effizienten Verfolgung einer Besprechungseinladung sind unbezahlbar.

Verwenden Sie Outlook für andere als geschäftliche Besprechungen? Teilen Sie uns im Kommentarbereich unten mit, für welche anderen Veranstaltungen Sie die App verwendet haben.