So erstellen Sie eine Vorlage in Confluence

Möchten Sie Ihrem Team helfen, Ihr neues Projekt auf die nächste Stufe zu heben? Die Verwendung der richtigen Confluence-Vorlage rationalisiert Ihren Arbeitsbereich und organisiert wichtige Informationen so, dass sie leicht zu finden und zu verstehen sind. Es wird nicht nur Ihre Arbeitswoche vereinfachen, sondern Ihnen auch dabei helfen, sich mithilfe von Confluence-Vorlagen selbstbewusster neuen Herausforderungen zu stellen.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie eine Vorlage erstellen, die perfekt zu Ihren Arbeitsanforderungen passt.

Arbeiten mit Seitenvorlagen

Sie müssen nicht alles von Grund auf neu machen, wenn Sie eine neue Seite hinzufügen oder erstellen müssen. Stattdessen können Sie eine Vorlage als Grundlage der Seite verwenden und eine Seite mit vorgefertigten Inhalten erstellen. Verwenden Sie Blaupausen oder Add-Ons, um Vorlagen zu erstellen, oder erstellen Sie Ihre eigenen, wenn Sie möchten, dass sie anpassbarer sind.

Was A re S Tempo T emplates und G global T Vorlagen

Confluence bietet zwei verschiedene Optionen für Seitenvorlagen:

• Bereichsvorlagen

Teammitglieder können diese Vorlagen nur in einem bestimmten Confluence-Bereich verwenden. Wenn Sie der Bereichsadministrator sind, können Sie Vorlagen in der Confluence Cloud bearbeiten oder erstellen und sie über den Bereichsverwaltungsbildschirm auswählen.

• Globale Vorlagen

Sie können auf diese Vorlagen über jede Seite Ihrer Website zugreifen. Wenn Sie einen Bearbeitungsfehler machen, können Sie schnell zu den ursprünglichen Einstellungen der globalen Standardvorlage zurückkehren.

So erstellen Sie eine Vorlage in Confluence

Mit dem Confluence-Editor können Sie neue Vorlagen erstellen. Sie können spezifische Variablen hinzufügen, um die Seite anzupassen, indem Sie sich als Felder registrieren, die Sie ausfüllen können, sobald die Seite hochgeladen ist.

So fügen Sie eine neue Bereichsvorlage hinzu:

Geben Sie das entsprechende Leerzeichen ein und suchen Sie unten in der Symbolleiste nach „Leerzeichen-Werkzeugen“.
Klicken Sie auf „Inhaltstools“.
Wählen Sie „Vorlagen“.
Wählen Sie „Neue Vorlage erstellen“.

Als Website-Administrator können Sie Vorlagen erstellen, die Ihrem Team in jedem Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.

Um eine neue globale Vorlage zu erstellen, melden Sie sich bei Ihrer Confluence Cloud an und gehen Sie wie folgt vor:

Suchen Sie das Einstellungsrad-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm. Wählen Sie es aus, um die Website-Einstellungen zu öffnen.
Gehen Sie zur Symbolleiste und suchen Sie nach „Konfiguration“.
Wählen Sie „Globale Vorlagen und Blaupausen“.
Wählen Sie „Globale Seitenvorlage hinzufügen“.

So fügen Sie eine Vorlagenbeschreibung hinzu

Das Hinzufügen von Beschreibungen zu Originalvorlagen hilft Ihren Kollegen, sie schnell zu finden, da sie in der Vorlagengalerie auffallen. Die Beschreibungen geben normalerweise an, welche Projekte und Aufgaben am besten mit der Vorlage funktionieren.

So fügen Sie eine Beschreibung einer globalen Vorlage hinzu oder ändern sie:

Einstellungen öffnen.
Wählen Sie „Globale Blaupausen und Vorlagen“.
Wählen Sie den kleinen Bleistift-Button.

Beachten Sie, dass Sie keine Anhänge oder Bilder in Ihre Vorlagen einfügen können, aber dennoch Platzhaltertext, Variablen und Beschriftungen einfügen können. Diese Elemente helfen Ihnen beim Erstellen einer funktionalen Seite, die bestimmte Anforderungen erfüllt.

Wie man Variablen zu einer Confluence-Vorlage hinzufügt

When you generate a page using a template containing variables, the page will appear as a document with blank spaces you can fill up with the appropriate text information. Alternatively, clicking on each variable will show a list of options you can choose from. The information embedded in the variables is automatically included on any page where the template is used.

To insert a variable:

Choose ‘’Templates’’ in the toolbar.
Pick ‘’New Variable’’ or select a pre-existing one.
Type in the variable’s name.
Hit the Enter key to create a single-line text box.

When you want to edit the variable type, select the placeholder. It will open the property panel window. Here you can decide between ‘’Text,’’ ‘’Multi-line Text,’’ and ‘’List.’’

Remember that variables with the same name should have identical characteristics. Confluence views these as copies of the original variable. Suppose you generate a page using a template that contains several copies of a specific variable. In that case, the text you enter into one variable space will appear in all other copies on the page.

Additionally, when you pick ‘’Multi-line Text,’’ you’ll be able to adjust the number of lines required for input. Whereas clicking ‘’List’’ opens a box to type in the available options by separating them with a comma.

How to Add Labels to a Confluence Template

Labels are words you can attach to templates to make pages more organized and easier to find. This is useful for monitoring similar pages and tracking their performance since all pages created with the same template will contain the labels attached to them. However, only space administrators have permission to do this.

If you want to add labels to a template using the legacy editor:

Go to the top of the page and select the labels icon next to the breadcrumbs.
A pop-up window will appear. Enter the labels and separate them with the Space key.
Click ‘’Add.’’
Select ‘’Close’’ to finish the action.

If you want to add labels through the new editor:

Click the breadcrumbs icon and select ‘’Add labels.’’
Enter the labels and separate them with the Space key in the box.
Pick ‘’Add.’’
Once you’ve typed up all the labels, choose ‘’Close’’ to save them to the template.

How to Add Placeholder Text to a Confluence Template

The placeholder text feature is helpful when you want to include instructions that will appear to anyone who is editing the page. You can use it to explain specifics like the page’s purpose, outline project requirements and tasks team members should do in specific areas. Visitors looking at the published version of the page won’t be able to see it.

If you’re using the legacy editor:

Chose ‘’+’’, then click ‘’Placeholder text.’’
Enter your text in the box and hit Enter.

When you’re using the new editor, do this:

Type “ /placeholder” where you want people to see the text, then press Enter.
Input your text and again click Enter.

How to Promote a Template

Space administrators can also help team members make pages look more organized and uniform by encouraging them to apply promoted templates. These templates will appear at the top of the search list, making them easier to find and use.

When you want to promote a template:

Enter your space in the Confluence Cloud.
Find the toolbar and click ‘’Space Settings.’’
Open the ‘’Look and feel’’ card, then choose ‘’Templates.’’
Go through the list and select the template you want.
Pick ‘’Promote’’ to finish the action.

How to Delete a Template

There’s also a way to remove a template from a space you’re administering. Once you delete a template, it will be permanently removed, and you won’t be able to recover it.

If you want to make a template inaccessible, then:

Access your space in the Confluence Cloud.
Choose ‘’Space Settings’’ in the sidebar.
Click ‘’Templates’’ in the ‘’Look and feel’’ card.
Select the template you want to remove and pick ‘’Delete.’’

Work With Confidence Using Confluence

Finding the best way to streamline your online workspace can be a hassle. When you’re in charge of several projects and managing many team members, it’s easy to lose track of the numerous meeting notes, assignment deadlines, and scheduled events. Confluence takes the hassle out of keeping track of your work, helping you stay organized so that you can stay on top of every new task.

Has using Confluence helped you become more productive? Why do you find their templates useful? Share your experience with us in the comments below.