Faxen mag wie ein veraltetes Kommunikationsmittel oder das Teilen von Dokumenten klingen, aber es wird immer noch so respektiert wie früher. Auch wenn es heute unzählige Optionen zum Teilen von Dokumenten gibt, darunter E-Mails und Instant-Messaging-Anwendungen, bleibt das Faxen so wichtig wie eh und je.
Wieso den? Hauptsächlich, weil die Sicherheit und Vertraulichkeit, die es seinen Benutzern bietet, von keinem anderen Mittel der Geschäftskommunikation übertroffen wird. Regierungsinstitutionen und bestimmte Sektoren wie das Gesundheitswesen verlassen sich aufgrund von Sicherheitsbedenken immer noch stark auf Faxe.
Vor Ewigkeiten waren Sie zum Versenden von Faxen auf große, laute Maschinen beschränkt. Die Kommunikationstechnologie hat jedoch in der jüngeren Vergangenheit eine Wende genommen und uns verbesserten Methoden ausgesetzt. Jetzt ist es möglich, Faxe online mit allen Google-Diensten zu senden, einschließlich Google Drive, Gmail, Docs und Sheets.
Wie faxe ich aus Gmail, Google Drive, Docs und Sheets?
Google ist heute einer der am weitesten verbreiteten Dienste. Ihre Dienste sind so mit dem täglichen Leben verflochten, dass wir kaum auf sie verzichten können. Ist es nicht überraschend zu wissen, dass Sie Dokumente auch mit Googles Gmail, Google Drive, Docs und Sheet faxen können? Praktisch, da die Faxtechnologie jetzt in unsere alltäglichen Google-Anwendungen integriert ist.
Wie funktioniert das Faxen über Gmail?
Standardmäßig unterstützt Google Mail an sich nicht das Senden und Empfangen von Faxen, ein System, das sich von der Funktionsweise von Faxgeräten unterscheidet.
Dennoch fungieren Online-Faxdienste als Übersetzungsmedium zwischen den beiden, indem sie analoge Telefonsignale in digitale Signale übersetzen, die elektronische Post besser zuordnen kann. Der Benutzer benötigt nur eine Faxnummer, um mit seinem Gmail-Konto zu faxen.
Über kostenlose Faxdienste wie CocoFax kann der Benutzer eine Google-Faxnummer erhalten, um Dokumente national oder international zu faxen.
Versenden eines Faxes über Google Mail
Das Senden eines Faxes von Google Mail über CocoFax und andere Online-Faxdienste sollte ein Kinderspiel sein, wenn Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung durch und durch lesen.
Schritt 1. Das Wichtigste zuerst:Besuchen Sie die offizielle Website des Online-Faxdienstes, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten. Für diesen Leitfaden werden wir CocoFax als unser Beispiel zitieren. Besuchen Sie www.cocofax.com und erstellen Sie mit Ihrem Gmail-Konto ein Konto auf der Plattform. Als Plus können Sie den Dienst in den ersten 30 Tagen der Nutzung kostenlos nutzen. Außerdem können Sie Ihre Faxnummer selbst auswählen.
Schritt 2. Melden Sie sich nach Abschluss des Registrierungsvorgangs bei Ihrem Google Mail-Konto an und wählen Sie die Registerkarte „Verfassen“ aus, wie Sie es normalerweise tun würden, wenn Sie eine normale E-Mail an eine andere Partei senden würden.
Schritt 3. Fahren Sie fort, um alle erforderlichen Details einzugeben. Füllen Sie das Feld „An“ mit der Faxnummer des Empfängers aus und fügen Sie [E-Mail-geschützt] hinzu. Wenn Sie beispielsweise einige Dokumente an eine andere Partei mit der Faxnummer 45678 faxen, sollten Sie das Feld „An“ mit [E-Mail-geschützt] ausfüllen.
Sollten Sie sich dafür entscheiden, einen Titel für das Fax zu schreiben, schreiben Sie diese Notiz in das Feld „Betreff“. Sie können Ihrem Fax auch ein Deckblatt hinzufügen, indem Sie das Textfeld der E-Mail ausfüllen. Der Inhalt dieser Seite erscheint auf der ersten Seite Ihres Faxes.
CocoFax bietet Ihnen außerdem den Luxus, so viele Dateitypen wie möglich hinzuzufügen. Tatsächlich können Sie Dateien in den Formaten doc, pdf, Xls, pdf, jpg und png hinzufügen. Sie müssen lediglich auf die Schaltfläche „Anhängen“ klicken und das Dokument auswählen, das Sie faxen möchten.
Schritt 4. Gehen Sie abschließend alle Felder durch, die Sie ausgefüllt haben, um zu bestätigen, ob Sie die richtigen Details in diese Abschnitte eingegeben haben. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Sie haben gerade Ihr erstes Fax verschickt, nicht wahr?
Faxempfang über Gmail
Die Verwendung eines reaktionsschnellen Faxdienstes wie CocoFax, das Empfangen von Faxen über Google Mail, ist relativ unkomplizierter und einfacher als das Senden eines Faxes. Nachdem Sie sich beim Faxdienst angemeldet haben, erhalten Sie alle an Sie adressierten Faxe im Posteingang des mit Ihrem CocoFax-Konto verknüpften Gmail-Kontos. Um Sie auf dem Laufenden zu halten, sendet Ihnen der Faxdienst auch eine Mail, um Sie über eine eingehende E-Mail zu informieren. Das empfangene Fax wird normalerweise wie ein normaler Anhang in der E-Mail angezeigt. Alle Anhänge sind im PDF-Format.
So faxen Sie von Google Drive, Doc und Sheets
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Faxen eines Google-Dokuments oder -Blatts, das in Ihrem Google Drive-Konto gespeichert ist.
Dieser Vorgang erfordert möglicherweise die Hilfe von Online-Faxdiensten, die ein Add-on bereitstellen sollten, das Sie in Ihre Google Docs- oder Sheets-Anwendungen integrieren können. Mit diesem Dienst können Benutzer Dokumente in wenigen einfachen Schritten direkt über Google Drive faxen. So geht's:
- Nachdem Sie sich bei Ihrem Google Drive angemeldet und das Dokument, das Sie faxen möchten, gefunden haben, gehen Sie zum Dokumentenfenster und suchen Sie die Registerkarte „Add-ons“. Klicken Sie auf diese Schaltfläche auf der Registerkarte „Menü“ und suchen Sie nach dem Add-On Ihres Faxdienstanbieters. Installieren Sie danach dieses Add-on und bestätigen Sie den Zugriff zwischen Ihrem Faxdienst und Google-Konten.
- Fahren Sie mit der Anmeldung bei Ihrem Faxkonto im Google Docs-Fenster fort. Geben Sie dann die Faxnummer des Empfängers sowie andere erforderliche Details ein.
- Bestätigen Sie, dass Sie die richtigen Informationen eingegeben haben, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Fax senden“.
- Der Faxdienstanbieter sendet Ihnen normalerweise eine Bestätigungsmail an Ihren Posteingang, sobald das Fax an die andere Partei übertragen wurde.
So erhalten Sie eine Google-Faxnummer
Der erste Schritt zum Erhalt einer Google-Faxnummer ist die Erstellung eines Kontos bei einem Online-Faxdienst. Verknüpfen Sie diese Nummer dann mit Ihrem Gmail-Konto. Da Google keinen Faxdienst anbietet, geschweige denn eine Faxnummer, müssen Sie dies über einen Drittanbieterdienst tun.
Dienste wie CocoFax stellen Google-Faxnummern kostenlos zur Verfügung. Mit dieser Nummer können Sie vom Computer aus kostenlos Faxe senden.
Schlüsselüberlegungen bei der Auswahl eines Online-Faxdienstes
Die folgenden wichtigen Überlegungen sind bei der Auswahl eines Online-Faxdienstes zum Senden und Empfangen von Faxen zu berücksichtigen.
Elektronische Signatur:Es wird empfohlen, nur Online-Faxdienste mit Funktionen für elektronische Signaturen zu nutzen. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente digital signieren und an den Absender zurücksenden. Sie können diese Dokumente digital mit einer Maus, einem Trackpad oder einem Stylus-Stift signieren.
Klare Stornierungsbedingungen:Bei den meisten Online-Faxdiensten müssen Sie Ihre Kartendaten auf der Plattform eingeben, wenn Sie sich für ihre Dienste anmelden. Einige Dienste berechnen Ihnen automatisch nach einer bestimmten Zeit, beispielsweise monatlich oder halbjährlich. Aus diesem Grund sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu prüfen, ob und über welche Zeiträume automatisch Gebühren erhoben werden. Bestätigen Sie außerdem, ob Sie dieses Abonnement jederzeit kündigen können oder ob einige Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor Sie berechtigt sind, diese Kündigung vorzunehmen.
Einrichtungsgebühr:Nicht alle Faxdienste haben eine Nullgebühr für die Einrichtung. Graben Sie daher tief und finden Sie heraus, ob es versteckte Kosten gibt, wenn Sie ein Konto bei dem von Ihnen gewählten Faxdienst einrichten. Es wird normalerweise empfohlen, bei Faxdiensten zu bleiben, bei denen Sie kostenlos ein Konto einrichten können.
Letzte Aufnahme!
Das Faxen wurde durch die Verwendung von drahtlosen Diensten vereinfacht. Die Entwicklung solcher Dienste hat der Verwendung gefälschter Faxgeräte ein Ende bereitet, die laut heulen und die Hälfte der Bürofläche einnehmen.
Mit Google Drive, Docs und Sheet können Sie kostenlos ein Fax an so viele Empfänger wie möglich senden. Diese Dienste sind jedoch nicht eigenständig. Am besten wäre es, wenn Sie noch den Eingang von kostenlosen Online-Faxdiensten hätten. Diese Dienste stellen Ihnen eine Google-Faxnummer zur Verfügung, eine notwendige Eingabe beim Senden von Faxen über Gmail, Google Drive, Docs oder Sheet.
Preis: Ab 12,99 $/Monat
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