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Wenn Sie ein Büro, eine Fabrik oder einen Sitzungssaal betreten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass mehr Tablets und Smartphones verwendet werden als PCs. Geschäfte werden heute oft auf dem Gerät abgewickelt, das am nächsten zur Hand ist, und das bedeutet, dass Sie Apps der Business-Klasse benötigen.
Solche Tools können bei allen möglichen Aufgaben helfen, von der Teamkommunikation und Notizen bis hin zum Projektmanagement. Viele leistungsstarke Tools sind plattformübergreifend, und die hier betrachteten wurden alle in Live-Geschäftsumgebungen getestet. Hier ist eine Auswahl von sechs großartigen Apps für Unternehmen, zusammen mit den wichtigsten Ratschlägen, die Sie benötigen, um das Beste aus ihnen herauszuholen.
1. Slack
Verfügbar auf: Android, Chrome OS, iOS, OS X, Windows, Web-App
Wenn es darum geht, als Team zu arbeiten, ist E-Mail ein schlechtes Kommunikationsmittel. Es ist zeitaufwändig, aber leicht zu übersehen; wichtige Informationen werden auf unterschiedliche Threads verteilt; und wenn mehrere Überarbeitungen von Dokumenten als Anhänge verschickt werden, ist die Gefahr von Verwirrung furchtbar.
Slack verfolgt einen anderen Ansatz:Es ist eine intelligent gestaltete Instant-Messaging-App für Erwachsene. Einzelne Projekte oder Gruppen können in separate Kanäle unterteilt werden (jeweils mit einem Twitter-ähnlichen Hashtag gekennzeichnet) – so haben Sie beispielsweise einen Kanal für das #Marketing-Team und einen anderen für die #WinterMarketingKampagne. Sie können Teammitglieder nach Bedarf aufteilen und unterteilen, sodass alle relevanten Personen auf dem Laufenden gehalten werden, während diejenigen, die nicht an einem Gespräch beteiligt sein müssen, nicht gestört werden.
„Slack verfolgt einen anderen Ansatz:Es ist eine intelligent gestaltete Instant-Messaging-App für Erwachsene.“Alle Konversationen in jedem Kanal fließen als ein einziger Thread; Es gibt keine separaten Threads für verschiedene Themen. Für Leute, die es gewohnt sind, verschiedene Konversationen mit eindeutigen Betreffzeilen in einer E-Mail zu erstellen, kann dies zunächst verwirrend sein, aber Sie gewöhnen sich bald daran, alles an einem Ort zu haben. Es gibt eine raffinierte Suchfunktion, die sehr schnell ist, die Suchbegriffe in den Ergebnissen hervorhebt und es im Allgemeinen zu einem Kinderspiel macht, zurück zu springen und einen älteren Konversationsthread aufzunehmen, wann immer Sie möchten.
Sie können Dokumente auch mit anderen Kanalmitgliedern teilen, und Kommentare zu diesen Dokumenten werden zusammen mit den Dokumenten selbst gespeichert, sodass Sie nicht Ihren Posteingang durchsuchen müssen, um alle Antworten auf einen bestimmten Entwurf zu sammeln.
Slack funktioniert auf jeder wichtigen Plattform und Sie können Gespräche auf jedem Gerät aufnehmen und daran teilnehmen, das Sie zur Hand haben. Die Nutzung ist kostenlos, aber wenn Sie ein durchsuchbares Archiv über 10.000 Nachrichten hinaus wünschen, müssen Sie auf einen der kostenpflichtigen Pläne upgraden, die für kleine und mittlere Unternehmen ab 7 US-Dollar pro Monat pro Monat beginnen. Es ist ein intelligentes Geschäftsmodell, denn wir glauben nicht, dass viele Leute nach ein paar Wochen der Verwendung von Slack zu den 562 ungelesenen Nachrichten in ihrem Posteingang zurückkehren wollen.
2. Evernote
Evernote war die bevorzugte Notizen-App für Profis, bevor das iPad in Steve Jobs' Augen glänzen konnte. Heute ist es zu einer Familie von Tools herangewachsen, die sich nahtlos in die Evernote-Hauptanwendung integrieren lassen.
Beginnen wir mit Penultimate, einer digitalen Handschrift-App für das iPad. In Verbindung mit einem Jot Script Evernote Edition-Stylus ist es die erste App, die uns davon überzeugt, dass das Schreiben in Kursivschrift auf einem Tablet-Bildschirm einfach funktionieren könnte. Dies ist vor allem dem Zoom-Feld zu verdanken, das einen kleinen Teil des Bildschirms einnimmt und die Seite beim Schreiben unter Ihnen verschiebt, sodass Sie so schreiben können, wie Sie es mit einem echten Stift und Papier tun würden. Selbst mit der schlampigen Handschrift unserer Journalisten leistet die Suchfunktion bemerkenswert gute Arbeit bei der Transkription, und Ihre vorletzten Kritzeleien werden ohne viel Aufhebens in Evernote gespeichert.
„Selbst mit der schlampigen Handschrift unserer Journalisten leistet die Suchfunktion bemerkenswert gute Arbeit bei der Transkription.“Dann gibt es die Scannable-App für iOS, mit der Sie gedruckte oder handgeschriebene Dokumente wie Spesenbelege oder Haftnotizen erfassen und in Ihren Evernote-Ordnern (oder als Kalendertermine, wenn das Dokument ein Datum enthält) speichern können. Scannen Sie eine Visitenkarte – entweder mit Scannable oder den mobilen Evernote-Apps – und die Informationen werden nicht nur sofort digitalisiert, um sie in Ihren Kontakten zu speichern, sondern Sie werden auch aufgefordert, eine sofortige Verbindung zu LinkedIn herzustellen, was eine mühelose Möglichkeit ist, Geschäfte aufzubauen Beziehungen.
Schließlich hat die plattformübergreifende Skitch-App ein Killer-Feature:Sie können Google Maps schnell mit Anmerkungen versehen. Wenn Sie also einem Kunden oder Kollegen klare Anweisungen geben müssen, wie er zu einem Besprechungsort kommt, oder eine „Hier finden Sie uns“-Karte markieren möchten, die in die Unternehmenswebsite eingebettet werden soll, ist es perfekt für den Job.
3. Sonnenaufgang
Sunrise ist ein leistungsstarker Kalendermanager, der auf allen wichtigen Plattformen außer Windows Phone funktioniert – das ist wahrscheinlich der Grund, warum Microsoft kürzlich 100 Millionen Dollar für die Übernahme seines Herausgebers bezahlt hat. Hoffentlich bedeutet dies nicht, dass die Entwicklung auf anderen Plattformen zurückgefahren wird, denn im überfüllten Bereich der Kalender-Apps ist Sunrise die beste.
Das liegt zum Teil daran, dass es eine so große Auswahl an professionellen und persönlichen Kalendersystemen zusammenbringt:Exchange-, Google- und iCloud-Ereignisse werden ebenso abgedeckt wie Erinnerungen aus anderen Apps wie Evernote, GitHub und LinkedIn. Sunrise folds everything together into a single schedule view that shows you what’s on the agenda for the next few days, along with a weather forecast.
“Exchange, Google and iCloud events are covered, as are reminders from other apps including Evernote, GitHub, and LinkedIn”The execution is full of delightful touches, such as the way calendar events are automatically assigned icons based on their descriptions. Appointments containing the word “interview”, for example, get little speech bubbles, while “birthday” gets a balloon. Create a new appointment and (on Android and iOS) you can dial in the time on a virtual clock face – a faster and more intuitive interface than conventional dropdown menus.
Android users can also install a Sunrise widget on their home screen, for an at-a-glance rundown of upcoming appointments and the option to quickly add them without first having to open the app. Desktop users, meanwhile, can use Sunrise via a Google Chrome app, which lets you run the calendar in a standalone window. Here, you have to double-click on a blank space in the relevant day to create a new appointment, which isn’t immediately obvious – but this is possibly the only usability faux pas that Sunrise makes on any platform.
4. Cogi
Even shorthand experts will admit that notes taken in meetings are never a true representation of what was said. Cogi lets you capture those key moments of meetings, speeches or presentations without having to wade through a recording of the full session.
“Cogi lets you capture those key moments of meetings”Using Cogi is as simple as activating it at the start of the meeting; this sets Cogi listening to what’s being said, but recording starts only when you hit the Highlight button. The clever part is that – since you often don’t know in advance when someone’s about to say something that’s worthy of note – Cogi maintains an audio buffer. So when you tap Highlight, the audio capture begins with the preceding 15 seconds of audio. (If you prefer, you can set the pre-capture buffer to 5, 15, 30, or 45 seconds.)
When the interesting bit is over, simply tap again to stop recording. There’s no limit on the duration of highlights – it can be a five-second sound bite or a 30-minute monologue. The idea is to record only the crucial bits so you can quickly review the highlights at a later date.
All of the highlights from one meeting are grouped together in a single session, and each clip can be named for later reference. It’s also possible to add text notes and photos to a session. Sessions can also be tagged – the app allows you to search your contacts for the names of speakers to tag, as well as providing default tags such as #FollowUp, #Important or #Reminder. Tags and notes can be searched to make it easier to locate old recordings at a later date.
The app is free, although there’s a subscription service allowing you to pay for a transcription of your notes. Since the whole point of the app is to record only the highlights of a meeting or a presentation, however, it shouldn’t be too painful to do the transcribing yours
5. Minutes
Similar to Cogi, Minutes is designed to ensure that those key meeting moments aren’t forgotten once you leave the boardroom. It makes the process of taking minutes as painless as possible – as long as you can bear tapping them into an iPad – handling everything from recording action points to sending the finished minutes to attendees.
“Minutes is designed to ensure that those key meeting moments aren’t forgotten”You start by entering the description of your meeting – or if the meeting is already stored in your Calendar, Minutes can extract the title from there. You then add attendees from your iPad’s Contacts. If you don’t have email details stored for a particular attendee, their name will be highlighted in orange, and you can tap on them to add an address.
The Minutes form also includes a “preparation space”, where you can type any notes that will remain private to you (perhaps arrangements for forthcoming meetings). Then there’s a form where you note down the minutes as you normally would. The layout is clear, although we’d like to see more formatting options, such as the ability to underline or embolden headings, or to use bullet points and numbered lists.
More usefully, alongside general notes, it’s also possible to create action points. The form lets you enter an action point, assign a person responsible from the list of attendees, and set a deadline.
When the meeting is complete, and all the notes and action points have been taken, you can press a single button to send the minutes to all the attendees, with the action points and deadlines included. Then, at the next meeting, you can call up the minutes from the previous meeting (rotate the iPad into landscape mode to access notes from previous meetings) and tick off each action point, making it easy to ensure that everything has been done. Minutes keeps things clear, concise, and accountable.
6. Eclipse Manager
If you work on several projects at once and use Windows, take a look at Eclipse Manager. It helps you keep track of all the individual tasks that need to be completed for each project, identifying which requires your immediate attention and which can be kicked into the long grass.
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The Eclipse Manager UI is broken down into Folders, Projects, and Tasks. Folders organize projects of a similar type (say “app development”), while Projects (such as “contact management app”) comprise a list of Tasks (“wireframe the homepage”) that need to be completed. Each project can be cost-tracked, with three charging options:incremental (with sums assigned to each task), on completion or hourly. If you’re charging by the hour, you can use the app to track when you’re starting and stopping work on a particular task, helping you keep on top of the billing.
Individual tasks, meanwhile, can be assigned a priority and specific deadlines and sorted into different columns within projects. You might create columns for “to do” and “completed tasks”, or create subcategories of tasks within a project. Simply right-click in an empty space in a Project to bring up the option to create columns.
Eclipse isn’t the most sophisticated task manager out there. There’s no option to create charts or dependencies – you can’t specify that tasks A and B must be done before task C can be started – and you can’t set an overall deadline for your project.
Yet that very simplicity is what makes Eclipse so appealing:you can pick up the software and get started in seconds. Just log your Projects and Tasks, review what needs doing first in the TimeLine view, and get on with the stuff that earns them money. The Live Tile will remind you of your to-do list if you become distracted.