Den Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, kann überwältigend, zeitaufwändig und mühsam sein. Es ist nicht schwer, eine große Anzahl ungelesener E-Mails zu sammeln. Und aus diesem Grund ist es einfach, Ihren ständigen Nachrichtenfluss zu kontrollieren – auf Kosten anderer Aufgaben.
Ich habe mehrere E-Mail-Konten und es fällt mir schwer, die Anzahl ungelesener E-Mails niedrig zu halten. Also habe ich recherchiert und Ratschläge zusammengestellt, wie ich meinen Posteingang besser verwalten kann. Hier sind einige hilfreiche Tipps, die ich gefunden habe, um die Handhabung Ihres Posteingangs zu vereinfachen, weniger Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails zu verbringen und sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen, auf eine wichtige Nachricht zu antworten.
Überprüfen Sie nicht alle Ihre eingehenden E-Mails
Da E-Mails den ganzen Tag über in Ihrem Posteingang landen, ist es leicht, von ihnen abgelenkt zu werden, selbst wenn Sie mitten in etwas Wichtigem sind. Anstatt jede E-Mail zu lesen, sobald Sie sie erhalten, nehmen Sie sich jeden Tag etwas Zeit, um Ihre E-Mails durchzugehen und zu antworten. Wenn Sie nicht nach wichtigen E-Mails oder Ankündigungen Ausschau halten müssen, planen Sie tagsüber einige kurze Zeiträume ein, um Ihre E-Mails zu überprüfen. Ansonsten halten Sie sich aus Ihrem Posteingang heraus.
Es ist auch eine gute Idee, einmal pro Woche oder alle paar Tage einen längeren Zeitabschnitt einzuplanen, um den Posteingang gründlicher zu organisieren, z. B. Ordner und Labels zu erstellen und zu verwenden und diese längeren E-Mails zu versenden.
Wenn Sie immer noch in Ihre E-Mail-App wandern, können Sie auch E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, diese E-Mail-App geschlossen lassen und sicherstellen, dass Sie Ihren Posteingang nicht in einem anderen Tab geöffnet haben.
Sie müssen nicht alle sofort beantworten
Bearbeiten Sie bei einer Ihrer regelmäßigen Posteingangsprüfungen nur E-Mails, die schnell bearbeitet werden können. Wenn eine E-Mail eine schnelle Antwort erfordert, öffnen und beantworten Sie sie, während Sie Ihre Nachrichten durchgehen. Aber wenn es mehr Zeit braucht, nehmen Sie sich diese Zeit, um es später zu beantworten. Sie können diese E-Mails mit einem Label versehen, sie in einem bestimmten Ordner ablegen oder die Schlummerfunktion verwenden, um die E-Mail zu einem günstigeren Zeitpunkt zu erhalten.
Erstellen Sie mehrere Abschnitte oder Ordner in Ihrem Posteingang
Verwenden Sie verschiedene Ordner zum Speichern Ihrer E-Mails. Diese können auf Wichtigkeit, Dringlichkeit, Dauer der Bearbeitung oder Art der erforderlichen Maßnahmen basieren. Das standardmäßige Tab-Layout von Google Mail und der fokussierte Posteingang von Outlook können dabei helfen, Spam- und Werbe-E-Mails herauszufiltern und wichtige E-Mails leichter zu finden und zu überprüfen. In Google Mail können Sie auch das Layout ändern, sodass Ihre E-Mails in verschiedene Abschnitte sortiert werden, und Sie können auswählen, was diese Abschnitte sind. In ähnlicher Weise ermöglicht Ihnen Outlook, Ihre E-Mails in benutzerdefinierten Gruppen zu organisieren.
Verwenden Sie Filter, Regeln und Labels
Filter und Regeln leiten eingehende E-Mails in bestimmte Ordner. Sie können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigsten E-Mails gerichtet ist. Labels können auch eine gute Möglichkeit sein, Ihre E-Mails zu organisieren und Ihnen dabei zu helfen, den Überblick zu behalten, indem Sie Ihre Nachrichten mit verschiedenen Tags sortieren können, anstatt Ordner zu verwenden.
Vorlagen erstellen
Manchmal versenden Sie wiederholt ähnliche E-Mails. Zur Vereinfachung können Sie E-Mail-Vorlagen einrichten und diese zum Versenden von E-Mails verwenden, damit Sie nicht immer wieder dieselbe Nachricht schreiben müssen. Sie können auch Tools wie Smart Compose und Smart Reply von Google Mail verwenden, um E-Mails schneller zu schreiben.
Abonnement kündigen
Abmeldung von Mailinglisten und Werbe-E-Mails. Gehen Sie Ihre Newsletter durch und vergewissern Sie sich, dass Sie sich nur für diejenigen angemeldet haben, die Sie tatsächlich lesen, und löschen Sie alle, die Sie in letzter Zeit nicht gelesen haben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie sich von allen Social-Media-Benachrichtigungen abmelden, die Sie nicht benötigen. (Möglicherweise müssen Sie die Einstellungen Ihres Social-Media-Kontos aufrufen, um dies zu deaktivieren.) Alternativ können Sie ein separates E-Mail-Konto für Werbe-E-Mails verwenden und Ihre wichtigen E-Mails in Ihrem Hauptkonto aufbewahren.
Nicht benötigte Gruppen-E-Mails stumm schalten
Wenn Sie bei einer Konversation, über die Sie nicht wirklich informiert werden müssen, auf CC gesetzt werden, oder wenn Sie sich in einem E-Mail-Thread befinden, bei dem allen geantwortet wird, können Sie diesen Thread stumm schalten, um nicht alle Nachrichten zu erhalten Antworten. Öffnen Sie dazu eine beliebige Nachricht im Thread, klicken Sie auf die drei Punkte oben auf dem Bildschirm (über der Betreffzeile) und wählen Sie „Stumm“ aus den Dropdown-Optionen in Google Mail oder „Ignorieren“, wenn Sie verwenden Ausblick.
Machen Sie Ihren Posteingang nicht zu Ihrer To-Do-Liste
Es mag verlockend sein, eine E-Mail als „ungelesen“ zu markieren, um daran zu erinnern, darauf zu antworten (ich bin definitiv schuld daran) oder weil sie eine Aufgabe enthält, die Sie erledigen müssen, aber das ist möglich verstopfen auch Ihren Posteingang. Führen Sie eine separate To-Do-Liste (es gibt viele Apps dafür, oder Sie könnten eine einfache Notizen- oder Haftnotizen-App verwenden) oder legen Sie sie in einem bestimmten Ordner ab. Wenn Sie Google Mail verwenden, können Sie die Aufgaben-App von Google neben Ihrem Posteingang verwenden. Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil „Seitenbereich anzeigen“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie dort das Aufgabensymbol aus.
Es ist eine gute Idee, separate Listen zu führen, die Sie mit Elementen aus Ihren E-Mails aktualisieren können. Wenn Ihre E-Mails beispielsweise Links zu Artikeln enthalten, die Sie lesen möchten, wenn Sie mehr Zeit haben, erstellen Sie eine Leseliste – bewahren Sie sie einfach nicht in Ihrem Posteingang auf.