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So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable

Als eine der leistungsstärksten Produktivitäts- und Planungs-Apps auf dem Markt bietet Airtable eine Vielzahl brillanter Funktionen. Aber eines der besten Dinge an Airtable ist die Verknüpfungsfähigkeit.

So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Verknüpfungsfähigkeit von Airtable ihnen hilft, die Konkurrenz zu schlagen. Außerdem erfahren Sie mehr über verknüpfte Datensätze und wie Sie sie verknüpfen können.

Aufzeichnungen

Zunächst ein Haftungsausschluss. Es gibt ein wesentliches Element von Airtable, das als „Aufzeichnung“ bezeichnet wird. Dies kann für Erstbenutzer und Anfänger verwirrend sein. Glücklicherweise sind Aufzeichnungen nicht kompliziert. Tatsächlich wissen Sie wahrscheinlich bereits, was ein Rekord ist. Ein Datensatz repräsentiert ein Feld in der ersten Spalte jeder Airtable-Tabelle. Jedes andere Feld wird als „Zelle“ bezeichnet.

Was sind verknüpfte Datensätze?

Ein „verknüpfter Datensatz“ ist ein anderer Name für eine verknüpfte Beziehung zwischen zwei Objekten, Personen oder Ideen auf Airtable.

Hier hebt sich Airtable von herkömmlichen Tabellenkalkulationen ab. Die Möglichkeit, Artikel auf Airtable zu verknüpfen, macht die Plattform so flüssig und einfach zu erlernen. Wenn Sie die Funktion für verknüpfte Datensätze in Airtable nicht verwenden, verpassen Sie möglicherweise eine Menge, wenn Sie eine normale Tabellenkalkulations-App verwenden.

Hier ist ein Beispiel, das die Vorteile erklären könnte. Wenn Sie ein verknüpftes Datensatzfeld mit dem Namen „Ersteller“ in einer Tabelle mit dem Namen „Projekte“ haben, erklärt dies nicht nur, dass das Projekt von einem bestimmten Ersteller erstellt wurde. Es bedeutet auch, dass der Ersteller ein verknüpftes Projekt erstellt hat.

Verknüpfte Datensätze sind wechselseitig. Erstellen Sie einen verknüpften Datensatz in einer Tabelle, und ein neues verknüpftes Feld wird in der verknüpften Tabelle angezeigt.

Es gibt eine Menge Spaß mit verknüpften Datensätzen in dieser brillanten App. Darüber hinaus können Sie mit der Link-Funktion eine Vielzahl spannender und nützlicher Dinge tun. Wie bereits erläutert, unterscheiden sich Airtable durch die verknüpften Aufzeichnungen von der Konkurrenz.

Idealerweise möchten Sie eine neue verknüpfte Tabelle mit einem bereits vorhandenen Feld verknüpfen, um verknüpfte Datensätze einzurichten. Sie können aber auch zwei bestehende Tabellen verknüpfen.

So verknüpfen Sie 2 Datensätze in Airtable von einem PC aus

Die Verwendung von Airtable auf einem PC ist definitiv der beste Weg, um das Programm optimal zu nutzen. Hier sind zwei Methoden, um verknüpfte Datensätze in Airtable auf dem PC zu erstellen.

Methode 1

Diese Methode ist die empfohlene. Es wird Ihnen helfen, unnötige Komplikationen zu vermeiden.

    Gehen Sie zu der Basis, wo Sie die Tabellen verknüpfen möchten.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Navigieren Sie zum Anfang der Kopfzeile des Felds, das Sie verknüpfen möchten, klicken Sie dann auf den nach unten zeigenden Pfeil rechts neben der Kopfzeile und wählen Sie dann Feldtyp anpassen aus.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Wählen Sie die Option Link zu einem anderen Datensatz.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Wählen Sie Neue Tabelle erstellen und klicken Sie dann auf Speichern.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Ein Feld zeigt an, wo der Name für die neue Tabelle erstellt werden kann.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Eine neue Tabelle mit dem Namen des Felds, das Sie gerade in der vorherigen angepasst haben, wird angezeigt.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable

Die neu erstellte Tabelle hat zwei Felder:ein primäres Feld, das die Namen der verknüpften Datensätze enthält, die Sie erstellen, und ein verknüpftes Datensatzfeld, das mit dem Feld verknüpft ist, aus dem Sie die neue verknüpfte Tabelle erstellt haben. Das Feld und die Tabelle arbeiten wechselseitig.

Methode 2

Die zweite Methode basiert auf der Verknüpfung zweier vorhandener Tabellen. Es wird verwendet, wenn Sie nicht vermeiden können, zwei bereits vorhandene Tabellen zu verknüpfen.

    Erstellen Sie zunächst eine neue Tabelle. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der letzten Überschriftenregisterkarte, die Sie in der Basis haben, und wählen Sie Leere Tabelle erstellen aus. Das Ziel besteht darin, eine Tabelle mit einem primären Feld zu erstellen, das mit den Werten des nicht primären Felds einer anderen Tabelle übereinstimmt.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Gehen Sie zurück zu der ursprünglichen Tabelle, die Sie verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Feldtyp anpassen.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Wählen Sie Link zu einem anderen Datensatz.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Wählen Sie die Originaltabelle aus und klicken Sie dann auf Speichern.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable Bestätigen.
    So verknüpfen Sie Datensätze in Airtable

So verknüpfen Sie 2 Datensätze in Airtable von einem iPhone oder Android

Keine Sorge, wir wissen, dass die Einrichtung der Datensatzverknüpfung auf dem PC kompliziert genug aussieht. Es wird Sie jedoch freuen zu hören, dass die Entwickler von Airtable alles getan haben, um das mobile Erlebnis so nahtlos wie möglich zu gestalten. Unabhängig davon, ob Sie eine iOS- oder Android-Airtable-App verwenden, können Sie genau die gleichen Dinge wie oben beschrieben tun.

Einige Einträge werden leicht unterschiedliche Titel haben (z. B. heißt es im Desktop-Browser „Feldtyp anpassen“, unter iOS „Feld anpassen“). Aber die Dinge funktionieren auf Airtable-Apps für Mobilgeräte/Tablets genauso wie auf dem PC.

Dinge, die bei Airtable zu beachten sind

Obwohl verknüpfte Datensätze Airtable wirklich zu etwas Besonderem machen, sind sie nicht das einzige, was die Plattform von ihren Mitbewerbern unterscheidet. Hier sind ein paar interessante Fakten und Gedanken zu Airtable.

Basen sind getrennt

Es gibt keine Möglichkeit, mehrere Basen auf Airtable zu verknüpfen. Jede Basis ist separat und einzigartig. Stellen Sie sich Basen als verschiedene Projekte vor. Sie können unter dem Dach funktionieren, verschiedene Basen mit denselben Personen zu teilen. Mit anderen Worten, Airtable vereinfacht dies, anstatt eine große, einzigartige Superbasis zu haben.

Nun, das mag wie eine schlechte Idee klingen, aber separate Basen zu haben, ist eigentlich eine großartige Sache. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine Basis mit Ihren Kunden teilen. Und Sie möchten vielleicht, dass der andere streng einstellungsbezogen bleibt. Airtable bietet Ihnen dazu eine nicht verhandelbare Option, die tatsächlich zu Gunsten des Benutzers funktioniert. Sie müssen die Dinge nicht unnötig verkomplizieren.

Natürlich, wenn Sie nur Leuten Zugang zu den Basen geben, die ihn brauchen, haben Sie im Grunde genommen einen „Schirm“ von kollektiven Basen.

Vorlagen verwenden

Möglicherweise wurde Ihnen beigebracht, dass Vorlagen für weniger erfahrene Benutzer von Tabellenkalkulationen gedacht sind. Und für eine Weile wurden Vorlagen am besten von Anfängern verwendet, aber nur über verschiedene Apps hinweg. Denn je mehr Erfahrung Sie mit einem Tool haben, desto mehr Freiheit haben Sie beim Erstellen eigener Vorlagen.

Airtable-Vorlagen sind jedoch einfach brillant und benutzerfreundlich. Es gibt Vorlagen für Inhaltskalender, Tracking von Marketingkampagnen, Projekttracking, Produkteinführungen und verschiedene Recherchevorlagen. Diese Vorlagen können Ihnen nicht nur dabei helfen, Dinge schneller zu erledigen, sondern Sie auch produktiver machen. Außerdem helfen sie Ihnen, ein echter Airtable-Power-User zu werden.

Tabellen importieren

Stellen Sie sich vor, Sie möchten zu Airtable wechseln und können keine Tabellenkalkulationen importieren. Für viele wäre dies ein sofortiger Deal-Breaker. Glücklicherweise können Sie mit Airtable Tabellenkalkulationen aus Excel oder Google Sheets importieren. You can also import the spreadsheets from various other platforms, but you will generally have to convert those spreadsheets to Excel files and then import them to Airtable.

The import function on Airtable works like a charm. It won’t make a mess of your spreadsheets, and it will do all the sorting and numbering perfectly. From there, you can move on to customizing your old spreadsheet using the wide variety of functions available on Airtable.

Build Apps

A couple of years back, Airtable launched a new feature called Blocks. This feature lets users create custom apps without any coding experience. Using the data that you’ve already used in your tables, you can, for example, block text people in certain situations. You can also have a block that creates a countdown clock, which is perfect for those tight deadlines.

Of course, the versatility of the Blocks feature is still nowhere near the level of building an app as a coder. Still, the feature offers a wealth of customization to the table. It’s definitely not something a lot of competitors can offer.

Zusätzliche FAQ

1. How do you hyperlink in Airtable?

It’s simple to do and it’s not that different from hyperlinking in Google Docs, for example. Just highlight a piece of rich text and select Link (located in the hover UI). Then paste the link and confirm.

2. Can Airtable do calculations?

Everyone who has ever worked in MS Excel and Google Sheets knows how vital formulas are for tables because tables aren’t there just for jotting down information. As a table app, Airtable can perform calculations. Just put a formula in any cell. Then make it reference another cell in the sheet. The formulas, however, will be applied to the entire field, as Airtable is a relational type of database.

3. Can Airtable work offline?

Unfortunately, Airtable currently doesn’t have offline capabilities. This means that you won’t be able to access the Airtable website if you’re offline. However, export options do exist, which allow you to download the data and access it offline. When exported, Airtable content is saved as a CSV file. Bear in mind that the exported version will not include app content, base/field description, or comments.

Airtable, Record Linking, and Other Cool Stuff About It

Although record linking may appear a bit intimidating at first, once you figure it out, not only will you be able to seamlessly link records, but you’ll also get introduced to the entire app in more depth. Give the other features a try and don’t be afraid to experiment with the app. It’s fun, convenient, and easy to use.

Have you managed to link records in Airtable successfully? Which method did you go with? What’s your favorite Airtable feature? Feel free to hit the comments below and let us know.