Als wir alle im Büro waren, waren viele von uns mit dem Büronetzwerk verbunden. Wir mussten uns nicht viele Gedanken über die gemeinsame Nutzung von Dateien machen. Aber jetzt, wo wir über die Landschaft verstreut sind, kann die sichere gemeinsame Nutzung wichtiger Dateien eine sorgfältige Planung erfordern. Aus diesem Grund sollten Sie möglicherweise leistungsstarke Dateifreigabedienste verwenden, um vertrauliche Dateien sicher freizugeben, damit Sie besser zusammenarbeiten können, egal wo Sie arbeiten.
Der wahrscheinlich einfachste Weg, eine Datei freizugeben, besteht darin, einfach ein Dokument an eine E-Mail oder an eine Slack- oder andere Sofortnachricht anzuhängen. Aber so oder so führt zu Ärger an mehreren Fronten. Wenn Sie sich zu sehr auf Ihr E-Mail- oder Messaging-System verlassen, könnten Ihre schlecht archivierten Dateien für neugierige Hacker mit Phishing-Ködern verfügbar werden. Wenn Sie traditionelle Dokumente auf diese Weise teilen, könnten Sie auch schnell das Spiel „Wer hat die aktuellste Version?“ spielen. Es ist schwierig, den Überblick über Aktualisierungen zu behalten, wenn mehrere Personen an demselben Dokument, derselben Tabelle oder derselben Präsentation arbeiten.
Google Drive und OneDrive haben auch ihre Schwächen
Während integrierte Collaboration-Tools wie Google Workspace oder Microsoft OneDrive (oder etwas Äquivalentes basierend auf Ihrer E-Mail-Identität) das Versionskontrollproblem lösen können – und möglicherweise Ihre einzige Option sind, wenn Ihr Unternehmen darauf besteht – können sie es werden umständlich, sobald Ihr Team über Ihre Bürodomäne hinaus expandiert. Sie könnten das Dokument versehentlich für Personen freigeben, die es nicht sehen sollten, oder jemanden aussperren, der Zugriff benötigt. Je komplizierter Sie Ihre Freigabesituation gestalten, desto größer ist das Potenzial für einen Fehler, bei dem die Welt (oder vielleicht Familienmitglieder) Zugriff auf Ihre Dateien erhält. Wir alle haben die Nachrichten gesehen, in denen eine Datenbank oder eine Sammlung von Dokumenten in die falschen Hände geraten ist, weil jemand nicht die entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen getroffen hat. Einige Unternehmen riskieren es nicht:Bei einem meiner Kunden musste ich eine neue E-Mail-Adresse auf seiner Domain erhalten, um seine Google-Dokumente freizugeben.
Neben Google Workspace und OneDrive gibt es mehr als ein Dutzend verschiedener Anbieter von persönlichen Dateifreigabediensten, darunter Dropbox, Box und Apples iCloud. Viele davon sind kostenlos oder fast kostenlos für minimalen Gebrauch. Aber wenn Sie diese Dienste in Betracht ziehen, sollte jeder in Ihrem Sharing-Kreis die Zwei-Faktor-Authentifizierung (wie Authy) verwenden, um darauf zuzugreifen, nicht nur einen Benutzernamen und ein Passwort. Trotzdem sind sie in Bezug auf die Benutzererfahrung oft zweitklassig (die Kollaborationsfunktionen von Dropbox können verwirrend sein, iCloud und Windows haben eine komplizierte Beziehung und die Dateivorschaufunktion von Box leistet keine so gute Arbeit). Sie sind ausreichend für die einmalige gemeinsame Nutzung oder gemeinsame Nutzung von Dateien auf Ihren eigenen Geräten, aber sie sind nicht meine bevorzugte Lösung.
Stattdessen sollten Sie einen Cloud-basierten File-Sharing-Dienst der Enterprise-Klasse in Betracht ziehen, der durch Verschlüsselung Ihrer Daten mehr Schutz bietet und über eine fein abgestimmte Zugriffskontrolle verfügt. Egnyte, SecureDocs, ShareFile und SugarSync sind nur einige der beliebtesten Dienste; Hier ist ein Diagramm mit einem groben Vergleich, wie viel sie kosten und was sie für den Anfang bieten:
Beliebte sichere Filesharing-Dienste im Vergleich
| Anbieter | Monatliche Preise | max. Datei hochladen | Kostenlose Probezeit | Anwendungsintegration |
|---|---|---|---|---|
| Anbieter | Monatliche Preise | max. Datei hochladen | Kostenlose Probezeit | Anwendungsintegration |
| Egnyte | 20 $/Nutzer | 100 GB | 15 Tage | Umfangreich |
| SecureDocs | $250 für unbegrenzte Benutzer | Unbegrenzt | 14 Tage | Eingeschränkt |
| ShareFile/Citrix | $50 für unbegrenzte Benutzer | 100 GB | 30 Tage | Umfangreich |
| SugarSync | $55 für 3 Benutzer | 300 GB für Webclients | 30 Tage* | Eingeschränkt |
Unabhängig davon, für welchen Sie sich entscheiden, hier ist, worauf Sie bei der Suche nach einem sicheren Dateifreigabedienst achten sollten:
- Automatische Dateisynchronisierung für alle Benutzer auf allen Geräten, einschließlich der Integration mit Windows Explorer und dem Finder von MacOS, sodass Sie freigegebene Verzeichnisse durchsuchen und lokale Kopien für den schnellen Zugriff aufbewahren können.
- Unterstützung für Android, iOS und Webclients um freigegebene Verzeichnisse und Ordner auch unterwegs zu durchsuchen.
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung . Wenn es jemandem gelingt, Ihre Dateien ohne Ihr Login herunterzuladen, sollte er damit nichts anfangen können. ShareFile hat auch ein Outlook-Plug-In, das Ihre Dateien als zusätzliche Funktion verschlüsselt.
- Zusätzliche Anmeldesicherheit . SecureDocs erfordert standardmäßig eine zusätzliche Authentifizierung für alle seine Anmeldungen, während die anderen, die ich erwähne, diese als Option haben. Die Einrichtung ist so einfach wie das Scannen eines QR-Codes in eine Smartphone-App, wie unten gezeigt:
- Einfach zu deaktivierende öffentliche Freigabeoptionen , oder dass sie es schwierig machen, versehentlich öffentlich zu teilen.
- Anpassbare Berechtigungen und Zugriffsrechte um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Dateisammlungen teilen. Egnyte hat beispielsweise zahlreiche Steuerelemente, um Ihrer Datei ein Passwort hinzuzufügen, Downloads und Benachrichtigungen zuzulassen oder zu deaktivieren, wie Sie im folgenden Screenshot sehen können:
- Audit-Trails um herauszufinden und zu beheben, wenn jemand versehentlich eine Datei für das gesamte Internet freigibt, oder um eine freigegebene Datei schnell zu entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.
Für viele dieser Produkte gibt es kostenlose Testversionen (von denen, die ich oben erwähnt habe, benötigen alle außer SugarSync keine Zahlungsdetails), und Sie können diese Zeiträume nutzen, um sie zu testen. Diese Fragen sollten Ihnen auch bei der Auswahl helfen:
- Teilen Sie regelmäßig sehr große Dateien , wie Videos oder illustrierte PowerPoint-Dokumente? Einige Dienste legen Beschränkungen für einzelne Dateien fest; SugarSync zum Beispiel hat eine Begrenzung der Upload-Größe von Webclients.
- Welche anderen Softwaretools mit dem Dateifreigabedienst funktionieren ? Einige (z. B. Egnyte) lassen sich in Salesforce, Google Workspace und Slack integrieren, wodurch die gemeinsame Nutzung von Dateien im Rahmen Ihrer normalen Arbeitsabläufe vereinfacht wird. Überprüfen Sie das Kleingedruckte, wenn dies für Sie wichtig ist.
- Benötigen Sie ein Zimmer ? Einige Dienste bieten einen gemeinsam genutzten „Datenraum“, der das Cloud-Äquivalent eines gemeinsam genutzten Netzwerkdateiservers sein kann. ShareFile und SecureDocs bieten beide unbegrenzten Speicherplatz für ihre geteilten Räume. Andere wie Egnyte begrenzen den Raum auf 1 TB, was immer noch viel Speicherplatz ist, wenn Sie kein Videoproduzent sind.
- Welche anderen spezialisierten Dienstleistungen benötigen Sie? ? Einige Dienste lassen sich in E-Signatur-Apps integrieren (ShareFile funktioniert mit Citrix RightSignature), ermöglichen benutzerdefinierte Workflows (wie Dokumentgenehmigungen) und andere Aufgaben, die in einer Unternehmensumgebung echte Zeitersparnisse bedeuten können.
Die Verwendung eines Unternehmensfreigabedienstes erfordert einige Anpassungen, aber ich denke, sie sind die Mühe wert, um zusätzliche Sicherheit, bessere Sicherheit und Funktionen für die Zusammenarbeit zu erhalten.